Däckhotell – så funkar det för verkstaden och kunden

Vad verkstaden gör, från inlämning till utlämning

Kunden lämnar det hjulset som inte sitter på bilen. Verkstaden förvarar det till nästa byte och lämnar ut det när kunden har en tid. För en oberoende verkstad är det ett återkommande flöde, inte en extra hylla längst in i lagret.

Mottagning. Räkna hjulen, notera säsong och det som syns: fälgskada, saknad bult eller ett däck som bör mätas. Knyt setet till kunden och fordonet, med registreringsnummer, innan det lämnar hallen. Sommar och vinter är två set, inte en rad i en pärm.

Märkning. Etiketten och registret ska säga samma sak: registreringsnummer, säsong och platskod. Den som ställer in setet ska kunna läsa koden utan att öppna en annan dator.

Lagerplats. Varje fysisk plats har en kod hallen kan följa, till exempel område, rack och hylla. Setet står där tills det plockas till en bokad tid. En plats som redan är belagd används inte till nästa kund.

Utlämning. Vid säsongsbytet plockas det set som ska på bilen innan kunden står i hallen. Setet som tas av märks och ställs in samma besök, på en ledig plats. Annars blir golvet det tillfälliga lagret.

Kontakt med kunden. Kunden behöver veta när det är dags att boka, att setet plockas till den tiden och om mönstret bör bytas. Hyllkod, andra kunders set och mätvärden hör hemma i verkstaden, inte på den öppna bokningssidan. Så håller Dackflow ordning på hjulset och platser.

En märkning som håller när kön står i hallen

Välj ett kodschema och håll det. En bokstav för området och siffror för platsen räcker, till exempel A-14, eller A-01-02 om ni skiljer på rack och hylla. Koden skrivs på etiketten och är det ni söker på när någon frågar var hjulen står.

Etiketten sitter på setet, inte bara på hyllkanten. Då följer märkningen med om setet flyttas till en annan plats, och den nya koden skrivs både på etiketten och i registret. Blanda inte sommar och vinter på samma etikett. Ett fordon kan ha två set inne samtidigt, och de ska inte dela plats.

Skriv ut etiketten vid mottagningen, tillsammans med ett kvitto kunden kan ta med: vad som lämnades, vilken säsong och från vilket datum förvaringen gäller. Kvittot behöver inte vara hyllkartan. Den interna etiketten kan ha en QR-kod som pekar tillbaka till setet i verkstaden, så att hallen öppnar rätt post i stället för att läsa en sliten lapp.

Återanvänd inte en platskod medan setet ligger kvar. När setet lämnas ut blir platsen ledig, och först då får nästa set den koden. I Dackflow är etiketten och mottagningskvittot knutna till hjulsetet, med säsong, registreringsnummer och den plats som är vald.

Räkna platserna innan säsongen

Kapaciteten är antalet platser ni faktiskt kan ställa ett set på, inte hur trångt det gick förra april. Gå igenom områdena före hösten och före våren. Notera vilka platser som är upptagna, vilka som är lediga och vilka set som saknar en plats.

Planera för bytet, inte bara för det som redan står inne. När vinterhjulen rullar ut ska sommarhjulen in samma dag. Har ni 200 vinterset att lämna ut och 190 lediga platser, saknas tio platser den veckan om inget lämnar lagret. En kort mellanstation, till exempel en uppmärkt golvyta som töms före stängning, fungerar om den har en egen kod och inte blir kvar över natten.

Topparna är ojämna. Höstens kö kommer veckorna före vinterväglaget, och vårens kö när sommardäcken ska på. Datum och regler för vinterdäck styr när många bokar, men lagret måste vara räknat tidigare. Om ett område är nästan fullt, sluta lova ny förvaring den veckan. Erbjud hjulskifte utan hotell, eller en tid när en plats har blivit ledig.

• ✓En kod per plats, och ett aktivt hjulset per kod.
• ✓Räkna lediga platser per område innan ni öppnar säsongsbokningen.
• ✓Håll en ledig plats, eller en mellanstation som töms samma dag, för setet som tas av bilen.
• ✓Säg nej till ny förvaring när området är fullt, i stället för att ställa set på golvet utan kod.

Vinterbyte och sommarbyte

Det är två spegelvända veckor. På hösten plockas vinterseten fram och sommarseten ställs in. På våren är det tvärtom. Plocka inte hela hotellet kvällen före. Plocka de set som hör till nästa dags bokningar, och lämna resten orört.

En plocklista kvällen före räcker: tid, registreringsnummer, säsong och platskod. Markera set som saknas och set där mönsterdjupet inte är noterat. När vinterdäckskravet gäller är minsta mönsterdjup 3 millimeter för personbil och lätta fordon, enligt Transportstyrelsen. Mät när setet lämnas ut, särskilt om mönstret ligger nära den gränsen, så receptionen kan säga till innan hjulen sitter på bilen. Tyngre fordon har andra mått.

Setet som kommer av bilen registreras innan nästa bil rullar in på samma lyft. Säsong, plats och en snabb anmärkning tar mindre tid då än när tre set står omärkta vid väggen. I Dackflow hör plocklistan till morgondagens bokningar: teamet ser vilket set som ska fram, vilken plats det står på och vad som saknar mätvärde.

Färre samtal, med tid och hämtning som hör ihop

Under bytet ringer samma frågor: har ni mina hjul, och när kan jag komma. Om svaret kräver att någon går ut i lagret och sedan bläddrar i kalendern, blir telefonen kön. Dela upp det. Lagret svarar på var setet står. Bokningen svarar på när det finns en lyft och en person.

Lägg ut tider i den takt hallen hinner med, inklusive tiden det tar att plocka och ställa in. Låt kunden välja en ledig tid på webben, utifrån öppettider och resurser ni faktiskt har. Utlämningen är den tiden, inte en drop-in-kö bredvid disken. Den som ändå ringer får samma besked: boka en tid, så plockas setet till den. Så fungerar bokningen.

Ett kort SMS innan den tätaste veckan, till kunder som har hjul inne, räcker. Länka till bokningen och lämna tider lediga efter utskicket. Skicka inte samma dag som kalendern redan är full. På den publika sidan syns tjänst och lediga tider, inte kundens lagerplats eller andra hjulset.